dématérialisation des fiches de paie

Comment passer des fiches de paie papier aux fiches de paie électroniques ?

Chaque mois, la préparation (impression, mise sous pli…) et l’expédition des fiches de paie se révèlent être une activité chronophage et superflue. Pour faciliter cette tâche qui est néanmoins importante, les autorités ont permis la dématérialisation des fiches de paie depuis le 12 mai 2009. Toutefois, le passage des fiches de paie papier aux fiches de paie électroniques nécessite une préparation.

 

 

La migration du papier vers le numérique pour les services RH

 

inline_83_https://www.apogea.fr/wp-content/uploads/2019/01/bulletin-papier-300x200.jpgDepuis la sortie de la loi autorisant la dématérialisation des fiches de paie le 12 mai 2009, certaines entreprises ont opté pour la facilité en recourant aux bulletins de paie électronique ou BPE. Une seconde loi promulguée le 1er janvier 2017 a permis aux structures privées comme publiques d’employer le BPE.

Très avantageuse, la fiche de paie électronique permet aux sociétés de réduire leurs dépenses en papier, en coût de transmission et en archivage mais aussi d’utiliser au mieux leurs ressources humaines pour d’autres tâches tout en évitant les tentatives de fraudes.

Cependant, différentes procédures doivent être appliquées pour passer du papier à la version numérique. Pour cela, l’employeur doit informer le salarié de la digitalisation de sa fiche de paie. Il est tenu de le prévenir au moins un mois avant l’émission du premier BPE. Après cette annonce, l’employé a le droit de refuser de recevoir une version électronique de sa fiche de paie et doit le faire savoir à son employeur.

Une fois que chaque partie est d’accord sur la dématérialisation des fiches de paie, l’entreprise met en place un système électronique assurant leur diffusion. Ce dernier devra être facile d’utilisation et accessible à tous les salariés. Il est également important que le système soit sécurisé et permette un bon archivage durant une période de 50 ans ou plus.

 

 

Divers logiciels pour dématérialiser la fiche de paie

 

La digitalisation, l’archivage et le partage des fiches de paie peuvent être réalisés électroniquement. Pour cela, les entreprises ont lapossibilité de recourir à de nombreux logiciels. Apogea, intégrateur d’outils RH, vous propose deux solutions pour réaliser une fiche de paie électronique : Sage Dématérialisation RH et Pagga.

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Sage Dématérialisation RH est un logiciel polyvalent se chargeant aussi bien de la gestion RH que de la digitalisation des fiches de inline_146_https://www.apogea.fr/wp-content/uploads/2018/07/logo-sage.pngpaie. Grâce à ce dernier, les entreprises numérisent les bulletins de paie, les contrats, les déclarations sociales et bien d’autres documents. Ce logiciel de fiche de paie établit également des documents conformes à la législation.

Il dispose en outre d’une fonction coffre-fort numérique accessible depuis un PC, un smartphone ou une tablette. Grâce à cette dernière, il est possible aux salariés d’avoir accès à l’intégralité de leurs fiches de paie, et ce, sur une durée de 50 ans après numérisation.

 

Pagga, édité par Lucca, quant à lui, est un outil axé sur la gestion des BPE. Ce logiciel de dématérialisation des bulletins de paie en ligne assure la centralisation et la distribution des fiches de paie. Ergonomique et facile à utiliser, il est accessible à tout le personnel  7j/7 et 24h/24. Pour cela, il suffit de se connecter à l’outil via un support numérique (PC, tablette, smartphone). Toutes les données insérées dans Pagga sont sécurisées grâce à un système de coffre-fort numérique intégré.

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