Comment fonctionne l’EDI facture ?

Fluidifier et optimiser les flux d'informations échangés entre votre entreprise et un fournisseur.

L’EDI Facture est un service digital permettant la transmission de données de facturation d’un système de gestion à un autre, dans un format normé et de manière entièrement sécurisé. EDI Facture est encadré par le Code Général des impôts – l’Article 289. Toujours très prisé en 2020 par les entreprises, EDI Facture offre un processus entièrement dématérialisé de l’édition de la facture par l’entreprise à sa signature par le client. Depuis le 01e janvier 2020 et dans le cadre des marchés publics, la facture électronique est obligatoire, via la plateforme Chorus Pro. Évidemment, une augmentation de l’édition et de la transmission de factures électroniques est constatée : de 37 à 58% en 2020. Des outils de gestion en mode saas permettent aujourd’hui de gagner du temps sur l’émission de la facture.

Quelle est la signification du format EDI ?

L’EDI Facture représente un Échange de Données Informatisées entre deux Systèmes d’Informations, celui d’un fournisseur et d’un client par exemple. Le format EDI désigne un type de document compatible aux systèmes d’informations de l’émetteur et du destinataire. Très utilisé par l’administration fiscale, l’EDI facture est un outil destiné aux spécialistes de la comptabilité dans les entreprises. En 2020, 76% des entreprises se sont équipées d’au moins un logiciel de gestion comptable capable de dématérialiser les factures. Ces mêmes entreprises utilisent une solution digitale, comme Sage Business Cloud Comptabilité à plus de 50% de sa capacité en matière de facturation électronique notamment. L’ensemble du cycle de vie de la facture, depuis son édition jusqu’au traitement est entièrement dématérialisé. Il y a aucune saisie manuelle sur le document. A contrario de l’envoi des lettres, des fax et des courriels, le format EDI n’implique aucune personne et réduit ainsi considérablement le risque d’erreurs sur le document. 

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Comment envoyer une facture EDI ?

Règlementée par l’article 289 du CGI, le format d’EDI Facture doit respecter l’authenticité et l’intégrité des données diffusées.
Il existe plusieurs formats possibles : XML PDF, Factur-X, Odette… Le plus développé par les solutions de dématérialisation de factures – Yooz par exemple reste EDIFACT.
Envoyer une facture EDI depuis un logiciel de comptabilité, comme Sage 100 comptabilité est très simple : l’ERP de l’émetteur édite un message d’après les informations enregistrées dans son serveur. EDI Facture convertit ces données au format convenu avec le destinataire et les envoie. Votre client reçoit une facture électronique éditée par EDI Facture authentique et conforme à votre accord. Le système de la facture EDI est comparé à celui qu’on peut retrouver dans les pharmacies pour partager les données d’une carte vitale depuis le terminal. D’autre part on peut citer les bons de commandes, les factures, les documents d’expédition qui sont échangés très souvent via l’EDI. Cependant si le document ne correspond pas au format standard demandé, le document ne pourra pas être traité par le destinataire. Il existe aujourd’hui plusieurs normes sur l’EDI, les deux entreprises émettrices de document en format EDI doivent se mettre d’accord sur la version et la norme du document pour traduire le format EDI.

Quels sont les avantages de la facturation EDI ?

La facturation EDI facilite les tâches au quotidien des comptables grâce à :
– Un délai de traitement de l’information instantané ;
– Des échanges tracés de l’ERP émetteur à l’ERP destinataire ;
– l’élimination d’erreurs de saisies lors du traitement des données ;
L’EDI Facture permet une réduction drastique des coûts financiers : une économie de plus d’un euro par facture pour l’émetteur et quatre à 15 euros par pièce pour le destinataire. Il est vivement conseillé aux entreprises traitant un volume important de factures par mois d’investir rapidement dans l’EDI Facture. À retenir : une économie de 25 jours de traitement est estimée lors du passage à la facturation EDI. Si on compare la commande par un envoi email avec une commande EDI on constate une diminution du temps de traitement. Lorsqu’une entreprise fait une commande par email, celle-ci doit être saisie dans le logiciel de la gestion commerciale du client puis être imprimée en format PDF avant d’être envoyée par e-mail au fournisseur puis saisie dans le logiciel du destinataire pour que la commande soit expédiée. Avec la facturation EDI, une seule saisie suffit dans le logiciel de gestion du client.

Quelle est la différence entre l’EDI facture vs la facture électronique ?

Jusqu’en 2013, EDI facture était le seul outil autorisé par l’administration fiscale pour dématérialiser les factures. Depuis 2017, la facture électronique est largement utilisée par les services publics et les entreprises privés. D’ailleurs, d’ici 2026, dématérialiser les factures va être obligatoire pour toutes les entreprises, de la PME à la multinationale. Cette généralisation de la facturation électronique, via EDI facture par exemple contribue à la lutte contre la fraude et s’inscrit dans une révolution numérique mondiale, où la facture papier est vouée à disparaitre. L’EDI représentent une automatisation des échanges commerciaux, c’est-à-dire que l’ensemble des documents est dématérialisé, de la facture jusqu’au bon de commande et l’avis d’expédition. Alors que la facture électronique, comme son nom l’indique, est une facture émise, transmise et reçue de manière dématérialisée. Elle doit contenir toutes les mentions obligatoires qu’on peut trouver sur une facture papier. 
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