fiche de paie electronique 

Comment créer sa première fiche de paie en ligne ?

La dématérialisation des fiches de paie est une pratique de plus en plus courante. En effet, depuis le 1er janvier 2017, les entreprises optent pour la version numérique de ce document. Cette mesure permet de faire des économies et met fin aux tâches chronophages. Quelles sont donc les procédures pour créer sa première fiche de paie électronique ?

 

 

Rappel des procédures à suivre

 

Il y a encore quelques années, pour procéder à la première digitalisation d’une fiche de paie, l’entreprise avait besoin du consentement de l’employé. Toutefois, depuis le 1er janvier 2017, les responsables n’ont plus besoin de l’accord du salarié pour procéder à la dématérialisation de sa fiche de paie. Ce dernier a néanmoins la possibilité de refuser ce document électronique. Pour cela, il doit informer le service concerné avant ou après l’émission de la fiche de paie en ligne.

 

 

Utilisez les bons outils

 

Une fois que le salarié a accepté de recevoir sa fiche de paie par voie numérique, l’entreprise doit mettre au point un système électronique adapté. Ce dernier assurera la saisie des documents, leur expédition ainsi que leur archivage et leur accessibilité. Pour aider les entreprises dans cette procédure, Apogea, intégrateur de logiciels de gestion, leur propose différents moyens pour créer desfiches de paie en ligne.

inline_417_https://www.apogea.fr/wp-content/uploads/2018/04/Logo-Partenaires_Lucca-300x154.jpgPagga est un outil conçu par Lucca pour la création de bulletins de paie électronique. Simple et rapide, il facilite les différentes procédures RH. Il assure efficacement la dématérialisation des bulletins de paie ainsi que leur distribution à l’ensemble des collaborateurs. Polyvalent, ce logiciel se charge automatiquement de l’import des données relatives aux fiches de paie depuis les différents outils utilisés dans la société avant de les expédier aux différents destinataires.

Pagga est aussi un logiciel sécurisé qui protège le contenu des fiches de paie tout en les conservant dans un coffre-fort numérique. Ce dernier archive tous les bulletins durant une période donnée. Les salariés ont accès au contenu à tout moment via un PC, un smartphone ou une tablette. Les employés qui acceptent de recevoir une fiche de paie électronique et ceux qui refusent ont tous accès au système d’archivage de Pagga.

 

 Les entreprises peuvent également choisir Sage Dématérialisation RH. Ce logiciel multifonction prend aussi bien en charge la dématérialisation des fiches de paie que diverses tâches relatives aux RH. Pratique et rapide, il se charge de la digitalisation de toutes les pièces papier de la structure. Avec cet outil, la dématérialisation du fichier du personnel ainsi que de plusieurs processus RH (gestion des carrières, des compétences, plan de formation…) est simplifié.

Sage Dématérialisation RH assure également la bonne marche de la première fiche de paie électronique comme celle des suivantes. Ce logiciel numérise le document physique et l’envoie à son destinataire selon les paramètres indiqués. Grâce au portail Sage Dématérialisation RH, tous les collaborateurs ont accès aux bulletins de paie en ligne qu’ils peuvent ensuite consulter ou partager.

Pour l’archivage des données, cet outil dispose d’un coffre-fort numérique. Accessible depuis n’importe quel support électronique (PC, tablette ou smartphone), ce dernier conserve toutes les fiches de paie en ligne pendant une durée de 50 ans.

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