L’absentéisme est une problématique qui touche toutes les entreprises, quelle que soit leur taille et leur secteur. Il est actuellement un sujet clé du pilotage RH, car il est l’un des plus importants indicateurs à suivre. Alors comment analyser et suivre efficacement l’absentéisme dans son organisation pour agir sur ses sources ? Nous vous conseillons de vous appuyer sur un tableau de bord absentéisme. Découvrez à travers cet article pourquoi et comment le construire.
Pourquoi s’équiper d’un tableau de bord dédié à l’absentéisme ?
Qu’est-ce qu’un tableau de bord absentéisme ?
Le tableau de bord absentéisme est un type de tableau de bord RH (ou tableau de bord social) dédié au suivi de l’absentéisme. De ce fait, il rassemble les indicateurs-clés liés à l’absentéisme dans l’entreprise et les illustre sous forme de graphiques (datas visualisations, histogrammes, diagrammes, courbes, etc.). Parmi ces indicateurs ou KPI d’absentéisme, on compte par exemple le taux moyen d’absentéisme, la durée moyenne des absences ou encore la répartition par motif d’absence.
Ainsi, on pourrait le comparer à un tableau de bord d’avion qui donne au pilote tous les indicateurs pour savoir si son pilotage est bon. Il aide la direction générale, au DRH et à toute l’équipe RH à suivre et d’analyser l’absentéisme au sein de leur établissement. De plus, il les aide à adapter leur stratégie RH afin de mieux gérer et de réduire l’absentéisme des salariés. C’est un phénomène qu’il est important de prendre en main car il peut miner la productivité de la société et révéler des problèmes entre différents salariés.
Ainsi le tableau de bord ou dashboard absentéisme est un outil de reporting RH et de pilotage de l’absentéisme crucial pour un service RH. Il joue un rôle vital dans la gestion des ressources humaines de toute organisation.
Quels sont les bénéfices du tableau de bord absentéisme ?
Les bénéfices de l’utilisation d’un outil d’évaluation et d’interprétation de données tel que le tableau de bord absentéisme sont nombreux :
- D’abord, il permet de déterminer les caractéristiques de l’absentéisme dans l’organisation. La possibilité d’accéder au tableau de bord permet en effet d’avoir une vision globale sur les résultats d’exercices et facilite l’interprétation.
- Ensuite, il permet de suivre l’évolution de l’absentéisme dans l’entreprise. En obtenant les résultats sur chaque période d’évaluation, le ou la DRH peut prendre les mesures nécessaires pour agir à travers une politique RH adaptée.
- Enfin, le/la responsable RH (RRH) pourra déterminer si ces mesures ont été efficaces simplement en suivant le tableau de bord de près. Le résultat attendu dans le suivi et l’instauration d’une nouvelle politique sur chaque exercice est la remobilisation des salariés, afin d’augmenter la productivité de l’entreprise.
Envie de vous lancer ? Pour commencer, il vous faudra déterminer quels indicateurs de performance liés à l’absentéisme vous souhaitez suivre.
Quels indicateurs d’absentéisme suivre ?
À chaque entreprise ses tableaux de bord et son choix d’indicateurs-clés liés à l’absentéisme. En effet, l’absentéisme prend différentes formes selon l’activité d’une entreprise. De ce fait, il faut que chaque entreprise suive les indicateurs d’absentéisme qui lui correspondent le plus. Cependant vous pouvez commencer par les 3 indicateurs suivants qui sont particulièrement intéressants.
1. Le taux d’absentéisme
Le taux d’absentéisme est l’indicateur révélant la proportion de salariés en situation d’absence sur la totalité de la masse salariale. Il est ainsi l’outil principal qui permet de soulever les éventuels dysfonctionnements sociaux au sein de l’entreprise. Les types d’absence pris en compte dans le taux d’absentéisme varient selon chaque entité, mais en principe il ne retient pas les absences prévues et planifiées. Il est très intéressant de comparer ce taux entre les exercices N et N-1.
Taux d’absentéisme = (nombre de jours d’absence de la période / nombre de jours théoriques de travail sur la période) x 100.
La période ici est déterminée selon les besoins de l’entreprise et peut être en années, mois ou semaines.
Nous vous conseillons aussi de calculer ce taux pour chacune de vos équipes, de vos branches, par tranche d’âge, par ancienneté et par statut (employé, cadre, ouvrier etc.). Cela permet notamment de faire des analyses et de comprendre précisément quels facteurs influencent le taux d’absentéisme parmi vos salariés.
Un exemple de tableau de bord RH réalisé avec l'outil de Business Intelligence MyReport
2. La durée moyenne d’absence ou l’absence moyenne
Cet indicateur vous donne une idée de la durée moyenne des absences du la période étudiée. Ainsi, il peut vous donner une idée si les absences actuelles de vos salariés sont généralement longues ou courtes, ce qui donne une idée de l’état de santé des salariés et des troubles psychosociaux potentiels.
Durée moyenne d’absence = nombre total de jours d’absence sur la période / nombre de personnes qui ont été absentes sur la période
De la même manière que pour le taux d’absentéisme, vous pouvez décliner cet indicateur pour voir s’il évolue selon les équipes métier, selon la tranche d’âge ou selon la branche régionale. De cette manière, vous pourrez comprendre si c’est un problème global ou localisé.
3. L’indice de fréquence des arrêts
L’indice de fréquence des absences correspond au nombre d’accidents de travail pour 1000 salariés. Il ne faut pas le confondre avec le taux de fréquence des arrêts, qui fait référence au nombre d’accidents avec arrêt de travail de plus d’un jour sur une période de 12 mois par rapport à un million d’heures de travail.
Idéalement, cet indice et ce taux doivent être aussi bas que possible pour que l’entreprise puisse réduire ses coûts et ses charges liés par exemple aux cotisations accidents de travail et aux maladies professionnelles. Il est donc plus qu’important de suivre l’évolution des résultats de cet indicateur.
Comment construire un tableau de bord absentéisme efficace ?
C’est parti, c’est le moment de commencer à construire ! Voici étape par étape comment créer le tableau de bord absentéisme qui correspondra à vos besoins :
Un exemple de tableau de bord créé avec Power BI,
la solution BI de Microsoft
- Commencez par sélectionner les indicateurs d’absentéisme à représenter dans le tableau. Nous vous conseillons de choisir entre 5 à 10 indicateurs au total pour que votre tableau reste synthétique et simple à lire.
- Une fois que vous avez choisi vos indicateurs, vous devez déterminer et localiser les données qui vous permettront de les calculer. Elles sont probablement stockées dans votre logiciel de gestion des congés et absences et/ou votre logiciel de gestion RH.
- Ensuite, accédez à votre outil de création de tableaux de bord. Si vous souhaitez créer des tableaux puissants, nous vous recommandons de passer par un outil de reporting et de Business Intelligence. En effet, ils offrent à la fois des outils d’analyse de données et d’illustration de données (ou data visualisation) plus fiables, intuitifs et riches que ceux de Microsoft Excel.
- Connectez les données dont vous avez besoin à votre solution BI grâce à un connecteur data, avant de les nettoyer et les analyser.
- Choisissez la mise en forme graphique la plus appropriée pour chacun de vos indicateurs : diagramme circulaire, diagramme en barres, carte, histogramme…
- Finalisez votre tableau en ajoutant les titres et le texte nécessaires pour sa bonne compréhension par ses futurs utilisateurs.
- Il ne vous restera plus qu’à partager votre tableau avec ses destinataires et à les former pour qu’ils puissent l’utiliser seuls.
Attention ! Le plus important dans un tableau de bord c’est qu’il corresponde aux besoins de ses futurs utilisateurs. Prenez ainsi le temps de faire le point sur leurs priorités et sur les informations dont ils ont besoin pour pouvoir agir avant de vous lancer dans la création de ce dashboard.
Besoin d’aide pour vous lancer dans la construction de tableau de bord ? Contactez-nous ci-dessous pour discuter de vos besoins en reporting RH ou pour découvrir en démo une de nos solutions de reporting.
