Avec l’avènement de l’IA, de l’apprentissage automatique, du big data et de la science des données, de la gestion automatisée des performances et bien plus encore, les équipes RH qui s’appuient encore sur des feuilles Excel pour collecter et interpréter les données doivent passer à l’automatisation, et rapidement. La digitalisation des ressources humaines (RH) est la transformation numérique des services et processus RH grâce à l’utilisation des technologies SMAC (Social, Mobile, Analytics et Cloud) et des logiciels d’automatisation des différents processus RH (SIRH). Elle vise à améliorer à la fois l’expérience des employés et le succès de l’organisation en réduisant les flux de travail manuels, en intégrant les processus RH de base et en offrant un libre-service aux employés.
Cet article tente d’explorer les avantages de la digitalisation RH, les défis auxquels les entreprises sont confrontées pour permettre cette transformation des RH, ainsi que l’utilisation des dispositifs numériques dans la pratique des RH.
Table des matières
Quel est l’impact de la digitalisation de la fonction RH ?
La transformation numérique n’est peut-être pas si évidente pour quelqu’un qui a utilisé du papier et des feuilles de calcul au cours de la dernière décennie, mais si vous êtes un informaticien averti et que vous avez hâte de vous tenir au courant des dernières innovations, les exemples suivants seront très simples.
Les avantages de la technologie RH numérique peuvent inclure des processus plus rapides, plus précis et plus efficaces, ainsi que des coûts RH réduits. Voici une liste non exhaustive des avantages des RH numériques :
Développement et amélioration de l’e-réputation dans le cadre d’une démarche RSE
Les entreprises d’aujourd’hui mènent des activités de RSE et développent et utilisent des dispositifs RH innovant pour gagner en compétitivité, générer de la richesse, répondre aux demandes sociétales et soutenir les individus et la société. De nombreuses entreprises mettent délibérément en œuvre des activités de RSE pour construire et améliorer leur e-réputation afin d’attirer des clients et pour construire la réputation des employeurs afin d’attirer des talents.
La réputation de l’employeur indique l’image de l’entreprise en tant qu’employeur telle qu’elle est perçue par les candidats potentiels et les employés actuels, en particulier la réputation de l’entreprise en tant que lieu de travail agréable. Plus la réputation de l’employeur est bonne, plus grande est la capacité de l’entreprise à attirer, recruter et retenir les talents.
Amélioration des processus RH
Les processus papier compliquent la visualisation et l’analyse des données sur la main-d’œuvre en temps réel. Lorsque vous réduisez le papier et que vous passez au cloud, vous avez plus d’informations sur le recrutement et les employés à portée de main et vous pouvez prendre des décisions plus éclairées. Par exemple, au lieu de suivre les CV papier et les e-mails des candidats, vous pouvez utiliser un système pour la digitalisation RH basé sur le cloud avec une capacité de suivi des candidats. Vous pouvez voir tous les candidats pour chaque poste, ainsi que les sources des candidats, les notes d’entretien et la position de chaque candidat dans le processus d’embauche.
De nombreuses tâches administratives peuvent être automatisées, ce qui signifie moins de risques d’erreurs humaines et une meilleure gestion des éléments critiques tels que la conformité. L’équipe RH peut alors se concentrer sur les initiatives qui sont stratégiques et apportent le plus de valeur à l’entreprise.
L’automatisation élimine des heures de travail manuel. Grâce aux outils innovants, les tâches généralement fastidieuses telles que la gestion et le traitement de centaines de réclamations clients, la gestion du temps et des congés, et bien d’autres encorepeuvent être automatisées.
Amélioration de la qualité de vie au travail
En offrant un accès à l’innovation à vos employés, vous augmentez l’efficacité, l’agilité et la productivité. De plus, votre personnel sera plus fidèle, compétitif, engagé et heureux. Ils se concentreront sur un travail significatif et libéreront un temps précieux consacré aux activités génératrices de retour sur investissement. Grâce aux applications basées sur le cloud, au big data, à l’automatisation des processus, aux intégrations intelligentes et aux robots, le service des ressources humaines peut créer une expérience intégrée pour les employés afin de répondre à leurs besoins continus.
Amélioration de la communication et de la distribution de l’information
La digitalisation RH simplifient le processus d’accès à toutes les informations essentielles des employés, en plus de simplifier la prise de décision, car toutes les données sont instantanément accessibles et à jour. Tout comme les employés aiment pouvoir choisir comment et quand ils gèrent leurs e-mails professionnels et leur charge de travail, ils souhaitent gérer leurs données RH. À l’autre extrémité, l’accès aux informations confidentielles peut être contrôlé pour les employés en s’assurant que les bonnes informations sont disponibles pour les bonnes personnes au bon moment. Le maintien de toutes les données, informations et contenus de l’organisation dans un emplacement sécurisé centralisé peut garantir leur accessibilité à tout moment. L’ensemble des données sensibles sont donc stockées dans coffre fort RH sécurisé. Les RH numériques peuvent également fournir des capacités de gestion de documents, l’organisation peut savoir ce que l’employé lit et peut améliorer la productivité en minimisant la paperasse fastidieuse, accéder aux anciens documents ou archiver les manuels de formation.
Comment digitaliser les ressources humaines ?
Le nombre d’entreprises qui ont décidé de s’engager sur la voie de la transformation numérique des RH n’a cessé d’augmenter au cours des dernières années. Choisir la bonne plateforme RH à mettre en place constitue une étape fondamentale dans ce processus complexe et délicat, qui doit être précédé, accompagné et suivi d’une planification, d’une formation et d’une analyse minutieuses. Pour garantir un résultat réussi, un processus de digitalisation RH doit comprendre les étapes suivantes :
Laissez un temps d’adaptation aux salariés
Le portail RH fait partie des éléments de base à inclure dans votre stratégie d’automatisation des RH. En effet, les employés deviendront des contributeurs et des utilisateurs à part entière du SIRH.
Il est donc important de réaliser un véritable processus d’onboarding afin de former les collaborateurs à l’utilisation de la solution RH, de les inciter à l’utiliser au quotidien et, ainsi, d’assurer une expérience collaborateur efficace. Bien sûr, choisir un logiciel RH intuitif et facile à utiliser facilite l’apprentissage et le développement du processus pour que les employés acceptent ce nouvel outil, par rapport à un outil difficile à apprendre et peu attrayant visuellement.
N’hésitez pas à lister les avantages dont bénéficient les collaborateurs lors de l’utilisation de l’outil RH.
La mise en place d’une stratégie RH digitale et la modernisation de la fonction RH permettront aux équipes RH de gagner du temps et de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, comme l’évolution de carrière ou l’optimisation des processus de recrutement. Cela augmentera sûrement l’engagement des employés et générera donc de meilleurs résultats commerciaux.
La qualité des données en amont est-elle un enjeu ?
Dans un premier temps, vous devez lister les différentes tâches administratives et RH que vous effectuez de manière récurrente. Vous pouvez soit les rassembler sur des feuilles de calcul via la saisie de données, soit demander aux employés par e-mail ou via des formulaires en ligne. Les tâches courantes des professionnels des RH comprennent :
- Suivre les heures d’arrivée et de départ des employés
- Calculer les heures supplémentaires par employé
- Suivre les jours d’absence/congé
- Demander/valider des jours d’absence ou de congé
- Recueillir les informations relatives à l’établissement des fiches de paie
- Valider les rapports de présence
- …
Étape 2 : Définissez les tâches qui vous coûtent le plus de temps : Pour chaque tâche répertoriée à l’étape 1, vous devrez faire l’exercice de calculer le temps passé chaque mois. Cette étape est utile car certaines tâches ne se font qu’une fois par mois et durent quelques heures, alors que d’autres reviennent quotidiennement et même si elles ne prennent que 5 minutes à chaque fois, à la fin du mois le temps est accumulé et dépensé.
Ce travail de reporting un peu fastidieux est très important car il vous permettra d’identifier les tâches les plus chronophages pouvant être automatisées et déléguées. Cela vous donnera une image claire du temps qu’un système digitalisation RH peut vous faire gagner et même réduire le coût de vos RH.
Étape 3 : Choisissez une solution qui répond à vos besoins : De nombreux logiciels RH en ligne sont disponibles sur le marché. Certains d’entre eux proposent des fonctionnalités très poussées telles que la gestion de la paie, … D’autres ont des prix d’entrée très bas, mais dès que l’on veut ajouter certains modules, la facture monte très vite.
Le plus important est de choisir un logiciel de gestion des ressources humaines qui réponde à vos besoins et que le prix de ce logiciel SIRH soit dans votre budget. D’où l’importance de ne pas sauter les étapes 1 et 2. N’hésitez pas à tester et comparer les différents outils. Des périodes d’essai gratuites et des démos en ligne sont souvent possibles.
Quels sont les outils de la digitalisation des ressources humaines ?
En tirant parti des solutions populaires, vous pouvez augmenter de manière stratégique la conformité réglementaire, le moral et l’engagement du personnel sur votre lieu de travail. Avec autant de solutions populaires disponibles, il peut être difficile de savoir par où commencer. Pour vous aider à démarrer, vous trouverez ci-dessous quelques outils de digitalisation RH essentiels que les départements RH devraient utiliser régulièrement sur leurs processus externes et internes.
Sage dématérialisation : digitalisez l'ensemble de vos documents RH
Innovante, complète et intuitive, la solution de GED (Gestion électronique des documents), Sage FRP 1000 Dématérialisation, vous permet de maîtriser tout le cycle de vie de vos documents qu’il s’agisse de factures fournisseurs ou clients, de documents contractuels ou de documents internes.
Outre la digitalisation et l’archivage numérique, Sage dématérialisation permet également d’automatiser certains processus tout en simplifiant les relations avec les collaborateurs. Avec Sage 1000, vous choisissez une suite financière modulable et ultra-performante. Ce logiciel vous permet : un pilotage simple de la performance et de la rentabilité de votre entreprise, la possibilité de créer des reportings financières et ainsi suivre en précision vos flux.
Sage Espace Employés, pour une digitalisation RH réussie
Soyez indépendant et gagnez du temps avec l’application SIRH mobile Sage Espace Employés ! Sage, le leader des technologies comptables, financières, RH et de paie pour les petites et moyennes entreprises, a mis en place une politique de télétravail au début de la crise du COVID-19. L’entreprise a développé son application Sage Espace Employés, qui permet aux collègues facilement et à tout moment, que vous soyez au bureau, en déplacement ou à domicile. Avec Sage Espace Employés, gérez vos salariés en toute conformité avec une solution simple à paramétrer et évolutive. Cette solution présente de nombreux avantages : simple et accessible, connecté et évolutive, mobile et conforme et entièrement sécurisée.
Les logiciels Lucca, un réel atout pour la digitalisation des process RH
Lucca est une suite d’outils basée sur le cloud conçue pour aider les entreprises à automatiser les processus de suivi des congés et des absences des employés, les campagnes d’entretiens, la gestion des notes de frais et la distribution des fiches de paie. Il permet aux responsables de gérer les feuilles de temps et de suivre les heures de travail des employés garantissant ainsi la rentabilité de l’équipe. Découvrez les logiciels Lucca ! Cette suite de services RH en ligne automatisera vos processus RH. Chaque logiciel Lucca répond précisément à une problématique RH clairement identifiée. Il en existe six : Timmi Temps, pour la gestion des temps de travail, Poplee Entretiens pour la gestion des entretiens annuels de vos salariés, Poplee Socle RH pour la gestion du personnel, Figgo pour la gestion des congés, Pagga pour la dématérialisation des fiches de paie et Cleemy pour la dématériasalition des notes de frais.
Dématérialisez vos bulletins de paie avec les logiciels Pagga
Pagga est un logiciel spécialisé dans la paie, l’administration du personnel et le système de gestion des avantages sociaux. La solution Pagga permet aux utilisateurs d’administrer l’archivage des données pour stocker les fiches de paie au format PDF et d’envoyer des notifications par e-mail aux employés pour les informer lorsqu’une nouvelle fiche de paie est disponible. Son module Pagga bulletin de paie distribue et archive les fiches de paie en ligne de manière sécurisée et abordable. Ces dernières années, de plus en plus de pays ont commencé à autoriser les entreprises à dématérialiser les fiches de paie.
Les logiciels Timmi Temps : pour une gestion optimisée du temps de travail de vos équipes
Votre entreprise utilise Timmi, le logiciel de gestion du temps ? Cette application est destinée aux utilisateurs qui suivent leur temps de travail en saisissant leurs horaires (08:00-12:00), des demi-journées (travail mardi matin, absence mardi après-midi) ou leurs activités. Vous pourrez visualiser, saisir et modifier vos entrées de temps et soumettre vos feuilles de temps. Si vous êtes abonné à Timmi Office Beta, l’application vous permettra de visualiser, saisir et modifier votre lieu de travail, et de visualiser le lieu de travail de vos collègues. Avec l’outil Timmi Temps, vous allez pouvoir également bénéficiez d’un contrôle et d’une mise à jour automatiques des informations saisies, gagnez en autonomie sur la validation des temps de présence par les managers via des alertes et surtout améliorer l’expérience collaborateur au seine de l’entreprise.
