La base de données économiques et sociales est une obligation légale pour toutes les entreprises d’au moins 50 salariés afin de renforcer l’information des salariés sur les perspectives et les choix stratégiques de l’entreprise.
Table des matières
L'essentiel de la BDES en entreprise
La BDES se définit, d’après le Code du travail, comme : “l’ensemble des informations de la base de donnée qui contribue à donner une vision claire et globale de la formation et de la répartition de la valeur créée par l’activité de l’entreprise” indique l’article R2312 du Code du travail.
Qui est concerné par la BDES ?
La BDES est obligatoire dans toutes les entreprises d’au moins 50 salariés. Pour le cas d’une entreprise à plusieurs établissements, les effectifs seront alors calculés au niveau global de l’entreprise. La BDES d’une entreprise comprend toutes les données collectées au niveau de l’entreprise et non à l’échelle de chacun de ses différents sites.
Bon à savoir : pour les groupes d’entreprises qui crée une base de données unique, elle se rajoutera automatiquement aux bases de données propres à chacune des entreprises constituant le groupe.
En cas de BDES manquante, l’employeur peut alors être poursuivi pour délit d’entrave avec une amende de 7 500€ pour une personne physique et de 37 500€ pour une personne morale.
Quels sont les objectifs de la BDES ?
La BDES représente de nombreux adjectifs pour l’entreprise, elle est le levier du dialogue social sur la formation professionnelle. Au niveau de l’entreprise, la BDES vous permet de :
- regrouper et de classer les données économiques, sociales et financières, afin de faciliter les analyses statistiques et comparatives
- partager les enjeux stratégiques par rapport à la formation professionnelle
- favoriser le dialogue social de qualité sur la base d'informations précises
- élaborer de nouvelles propositions d'orientations relatives à la formation et de définir les priorités d'actions futures
Quelles obligations relatives à la BDES pour l'entreprise ?
Les règles de fonctionnement de la BDES est assez complexe à mettre en place et d’y entrer toutes les données exigées. Ainsi les règles de fonctionnement peuvent être définies par un accord d’entreprise et avec le Code du travail. Les entreprises doivent également faire attention à l’index égalité professionnelle au sein de l’entreprise. Pour toutes entreprises la BDES doit comporter les informations économiques, sociales et financière relatives à la formations professionnelles :
- les investissements en formation publics
- les orientations de la formation professionnelle (en accord avec les orientations stratégiques de l'entreprise)
- les résultats éventuels des négociations triennales sur les formations professionnelles
- les informations sur les modalités d'accès à la formation professionnelles des salariés transmises par l'employeur au service administratif
- le bilan des actions comprises dans le Plan de développement des compétences de l'entreprise sur l'année N-1 et pour l'année en cours : elle doit comprendre la liste des actions des formations, le bilan des compétences de chacun et la validation des acquis.
Comment faire la BDES ?
Pour l’employeur, le remplissage de la BDES est assez complexe et prend un temps considérable. Il fait savoir qu’il existe des rubriques obligatoires qui doivent figurer dans la BDES d’une entreprise pour être en conformité avec la loi. Voici la liste ci-dessous :
Comment remplir la BDES ?
La BDES peut réunir de nombreuses informations sur l’entreprise, de manière claire, précise et globale. C’est sur l’employeur que la responsabilité repose, car c’est à lui que la tâche est attribuée. L’employeur doit alors la remplir et la présenter, mais attention au rubriques obligatoires qui doivent apparaitre. Et voici la liste des rubriques obligatoires, prenez des notes :
- égalité professionnelle entre les femmes et les hommes
- investissement
- les fonds propres, endettements et impôts
- la rémunération des salariés et des différents digireants
- les flux financiers
- les différents partenariats
- les transferts commerciaux et financiers
Attention la BDES doit être mise à jour régulièrement car s’il manque des informations ou si elles ne sont pas à jour, le comité social économique peut alors saisir le tribunal de grandes instances afin qu’il ordonne à l’employeur la communication des éléments manquants.
Qui doit faire la BDES ?
La mise en place de la BDES est obligatoire pour toutes les entreprise d’au moins 50 salariés. La lourde tâche du remplissage et l’actualisation des données revient à l’employeur. Il doit donc veiller que toutes les informations, rubriques obligatoires y soient intégrer pour éviter toutes poursuites judiciaires. De plus, la BDES doit être mise à disposition du CSE (comité social économique) car il constitue un vecteur d’information central. A savoir que seul les membres du CSE et les représentants du personnel peuvent accéder à la BDES en permanence. Attention concernant d’autres registres du personnnel, la BDES regroupe les données au niveau de l’entreprise, et non de chaque établissement.
Les clés d'une bonne mise en place de la BDES
La BDES ou base de données unique (BDU) des représentants du personnel doit comporter les thèmes ci-dessous, selon le Code du travail.
- Présentation de la situation de l’entreprise : CA, valeur ajoutée, résultats d’exploitation et résultat net ;
- Investissements sociaux, matériels et immatériels ;
- Égalité professionnelle entre les femmes et les hommes au sein de l’entreprise ;
- Fonds propres, endettement et impôts ;
- Rémunération des salariés et dirigeants dans l’ensemble de leurs éléments ;
- Activités sociales et culturelles ;
- Rémunération des financeurs ;
- Flux financiers à destination de l’entreprise, notamment les aides publiques, crédits d’impôts, exonérations et réductions de cotisations sociales ;
- Sous-traitance utilisée et réalisée par l’entreprise ;
- Appartenance à un groupe transfert financier et commercial entre les entités du groupe.
La BDES est tenue à la disposition des représentants du personnel, élus et suppléants. Elle peut être consultée sur support informatique ou papier selon la taille de l’entreprise.
L’employeur doit se mettre en conformité avec le RGPD pour sécuriser les données. La BDES offre une meilleure garantie de sécurité et de discrétion. Si les membres du CE estiment que la BDES est incomplète ou non actualisée, ils peuvent saisir le TGI en référé. L’omission intentionnelle conduit à la condamnation pour délit d’entrave.
Les avantages de la BDES dématérialisée ?
Depuis 2013, la BDES est un document obligatoire qui doit être géré et mis à jour par toutes les entreprises de plus de 50 salariés. Il faut savoir que la BDES est un outil clé car il regroupe toutes les informations sur les grandes orientations économiques et sociales de l’entreprise. Les BDES présentent de nombreux avantages pour les entreprises, nous vous les avons listés ci-dessous.
Simplicité d'utilisation des BDES
“En 2018, 51% des décideurs RH interviewés par MARKESS considéraient la gestion des données comme un enjeu stratégique pour les deux années à venir”
La gestion des BDES est très simple surtout au niveau de son utilisation. Elle permet de :
- Accès rapide aux informations RH et sociales pour les différents acteurs de secteur social
- Alimentation des données par saisies manuelles, import de fichiers ou flux automatiques
- Gestion centralisée via un workflow de validation des données et des notifications
Lisibilité et transparence des BDES
Les BDES permettent une lecture simplifiée et intuitive grâce à des restitutions graphiques dynamiques des données. Mais l’utilisation d’un logiciel de gestion de la BDES permet de réaliser une grande partie des bilans sociaux d’une entreprise : formations, bilans sociaux…
La gestion des BDES permet une grande transparence des données via une partage des données entre les différentes parties prenantes. L’utilisation d’un logiciel de gestion des BDES permet un accès partager des tableaux de bord, des analyses et des rapports de l’entreprise.
Autonomie et confidentialité des BDES
Il faut également savoir que l’utilisation d’un outil de gestion des BDES permet une plus grande autonomie pour les différents utilisateurs. Cette autonomie passe par la simplification de l’expérience utilisateur via une interface dédiées par les administrateurs et les membres du CSE. L’avantage réside également dans la mise à jour instantanée et automatique des données ou tableaux de bord, une anticipation des évolutions légales et pour finir à la gestion des mandats et des accès aux données par les différents services. Les BDES garantissent une sécurisation des données stockées en France uniquement. Lors de votre choix pour votre logiciel de gestion des BDES faites attention au niveau des certifications obtenus par l’éditeur du logiciel.
Les logiciels de reporting RH pour mieux réaliser vos BDES
Apogea vous propose des logiciels reporting rh efficaces pour réaliser correctement vos BDES. Nos logiciels permettent de collecter vos données RH quelles que soient leurs sources. Vous avez la possibilité de créer une BDU pour avoir une vision à 360° de votre activité RH. Des tableaux de bord pré-paramétrés sont à votre disposition, intégrant les indicateurs clés de performance (masse salariale, évolution des effectifs, suivi de la pyramide des âges, turnover, taux d’absentéisme…). Vous pouvez aussi personnaliser vos reportings RH, états mensuels/annuels et bilan social individuel. Grâce à nos solutions, il vous est possible de consulter vos états BDES avec une visualisation intelligible des informations destinées aux IRP.
MyReport BE par MyReport
Cette solution BI dispose d’une large gamme de connecteurs pour centraliser l’ensemble de vos données au sein d’un entrepôt unique, quel que soit le nombre de vos bases de données ou leur nature. Il est possible d’accéder à vos tableaux de bord depuis un portail web ou via l’application mobile MyReport BE.
Ce logiciel BI édité par MyReport (anciennement Report One) est intégré à Microsoft Office. Cela vous permet de travailler directement dans Excel, tout en bénéficiant d’un self-service d’outils de BI.
- Une solution BI puissante, ergonomique et simple d'utilisation
- Un outil décisionnel utilisation dans l'univers familier d'Excel
- Une collecte simple des données multi-sources grâce à des dizaines de connecteurs data (Sage X3, Cegid XRP Flex, Microsoft Dynamics 365)
Sage BI Reporting
Vous restez dans l’univers familier d’Excel en y apportant un degré d’intelligence et de précision plus important. Sage BI Reporting est facilement accessible et compréhensible. Il est également personnalisable en fonction des besoins spécifiques de chaque organisation. La datavisualisation permet d’accéder aux données recherchées au bon moment et d’assurer un pilotage d’activité optimal.
- Centralisez et fiabilisez toutes vos sources de données
- Créez des tableaux de bord visuels et interactifs
- Analysez vos données et prenez des décisions rapides
- Partagez vos découvertes sur tous les supports
Les tableaux de bord RH – Eliot
Les contraintes légales et celles issues de votre convention collective sont intégrées automatiquement dans la solution de tableau de bord RH d’Eliot. La prise de décision des RH est facilitée grâce à l’anticipation de vos besoins et évolutions en termes de pilotage de l’emploi. Cet outil ergonomique permet aussi l’automatisation de vos données paie avec une possibilité d’intégration avec le logiciel de paie Sage Paie.
- Elaboration et exécution de vos prévisions budgétaires
- Gestion des avantages sociaux
- Outils d'analyse visuelle
- Construction en temps réels de vos tableaux de bord RH depuis l'interface
- Sécurisation de vos données
